Profesionální tvorba dokumentů

Význam

Pro odvětví, jako jsou pojišťovny, banky, poskytovatelé energetických služeb a zásilkové společnosti, jsou dokumenty stále klíčem k přístupu k zákazníkům. Tvorba dokumentů, která vytváří vysoce kvalitní písemné materiály, dává společnostem výraznou prezentaci u zákazníků, která je zapamatovatelná a odlišuje je od konkurence. Inteligentní tvorba dokumentů může posílit loajalitu zákazníků, pokud jsou dokumenty přesně přizpůsobeny cílové skupině a jejich obsah je snadno pochopitelný.

Proto je profesionální a efektivní tvorba dokumentů základem komunikace se zákazníky založené na dokumentech. Cílem tvorby dokumentů je vytvářet komunikaci, která je dokonale přizpůsobena zákazníkovi, a to co možná nejvíce automaticky, jejíž správný obsah se vztahuje přesně k individuální situaci zákazníka, jejíž uspořádání a vzhled nese nezaměnitelný podpis společnosti a která probíhá přesně na fyzickém nebo digitálním kanálu, který zákazník preferuje.

Ti, kteří tyto disciplíny ovládají, si i v budoucnu udrží své postavení na globalizovaných trzích. Softwarovým základem pro to je výkonný systém pro tvorbu dokumentů, který zároveň nabízí komplexní řešení pro optimalizaci a odesílání dokumentů do nejrůznějších kanálů – například systém pro řízení komunikace se zákazníky CCM, jako je Serie M/.

Funkcionalita

V rámci řízení komunikace se zákazníky je tvorba dokumentů integrována do vyššího procesního toku, který se skládá z předchozích a následných procesních řetězců. Iniciace je obvykle řízena systémem nebo osobou; spouštěčem je vždy transakce, tj. spontánní nebo opakující se obchodní událost, jako je faktura, cenová nabídka atd. Termín „tisk transakcí“ tedy pochází z dob, kdy se dokumenty vytvářely čistě na papíře. Pořizování a poskytování dat úzce souvisí se zadáváním tvorby dokumentů. Po samotném vytvoření dokumentu následuje optimalizace (např. třídění) a výstup dokumentů nebo zásilek pomocí systému pro správu výstupů (OMS).

Z hlediska optimalizace procesů se společnosti snaží o plně automatizovanou, systémem řízenou tvorbu dokumentů v temném zpracování (protože proces nesleduje žádný člověk) nebo dávkovém zpracování. V případě nestandardizovaných obchodních transakcí, např. při zpracování, uživatel řídí tvorbu dokumentu interaktivně v dialogu nebo online prostřednictvím svých vstupů (v uživatelském dialogu) a rozhodnutí.

Vzhledem k probíhající digitalizaci a mobilizaci téměř všech oblastí života je pro tvorbu dokumentů stále důležitější možnost přepínat mezi tvorbou fyzických dokumentů pro tisk a digitálním výstupem podle potřeb zákazníka. V tomto ohledu se osvědčil komplexní proces, jaký využívá systém M/ series Customer Communication Management: kontroluje a řídí celý proces od vzniku dokumentů až po jejich výstup a stává se tak centrálním uzlem dokumentových procesů. Všechna potřebná data a metadata jsou v dokumentu shromážděna hned na začátku při jeho tvorbě. Vzniká tak centrální základna neboli surový dokument, z něhož systém (pro správu výstupů) na konci celého procesu vygeneruje požadovaný výstupní formát a optimalizuje jej pro příslušný výstupní kanál.

Pomocí systému CCM Serie M/ od společnosti kwsoft^®, který nabízí tvorbu dokumentů a správu výstupu z jednoho zdroje, lze generovat zavedené tiskové formáty, jako jsou AFP, PCL a PostScript, nebo formáty pro digitální komunikační kanály, jako je e-mail, SMS nebo služby messenger, tedy HTML(5) nebo (digitálně vyplnitelné) PDF.