Co je output management?

Význam pojmu řízení výstupů

Správa výstupů je ústředním centrem společnosti pro komunikaci se zákazníky na základě dokumentů. Je to místo, kde se výsledky tvorby dokumentů sbíhají v centrálním bodě, kde probíhají optimalizační procesy, které zahrnují celý objem dokumentů společnosti, a kde lze také zajistit archivaci všech odchozích dokumentů. Řízení výstupů je proto také ústřední součástí řízení komunikace se zákazníky (Customer Communications Management – CCM), které podle své koncepce zahrnuje všechny složky, jež přispívají k provozu, organizaci a zlepšování komunikace podniku se zákazníky.

Multi-channel output management a omni-channel output management

S neustálým zvyšováním podílu digitálních forem komunikace se zákazníky roste i význam řízení výstupů, neboť se zvyšuje počet obsluhovaných výstupních kanálů a s tím i související procesy výběru, přípravy a optimalizace. Proto se dnes často hovoří o Multi-Channel Output Management a jako jeho rozšíření o Omni-Channel Output Management. Cílem posledně jmenovaného je zpracovat všechny příchozí kontakty se zákazníky (inbounds) na všech kanálech a použít v daném případě nejvhodnější výstupní kanál pro odpověď. To znamená zásadní změnu formátů dokumentů a procesů. Například odpověď od úředníka může nabývat zcela jiných výstupních médií a výstupních formátů. Systém až na samém konci procesního řetězce na základě základních kritérií rozhodne, zda bude tato odpověď připravena a doručena jako e-mail, textová zpráva, vstup na portál nebo dopis – a v jaké podobě bude tento úkon zdokumentován a archivován.

Řešení správy výstupů pomocí Serie M/

Jak bylo zdůrazněno na začátku, pro efektivitu systému řízení výstupů je zásadní, aby všechny dokumenty, které ve firmě vznikají, byly zpracovávány centrálně. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je použít centralizovaný systém pro tvorbu dokumentů. Serie M/ nabízí tvorbu dokumentů integrovanou do systému řízení výstupů, který je určen pro všechny běžné formy zpracování:

• Tvorba dokumentů online nebo interaktivní či dialogové zpracování na počítači i offline nebo webový klient.
• Tmavé zpracování
• Dávkové zpracování

To umožnilo mnoha společnostem nahradit historicky rozšířená izolovaná řešení zpracování textu centralizovanou správou komunikace se zákazníky Serie M/. Tím se nejen ušetří několikanásobné náklady na vývoj a údržbu, ale centralizovaná správa také poskytuje společnostem potřebnou flexibilitu, aby mohly rychle reagovat na měnící se situaci na trhu, zejména v souvislosti s digitální transformací.

Interní výstupně neutrální datový formát dokumentů je předpokladem pro to, aby bylo možné na konci procesu použít širokou škálu rendererů, které dokument uvedou do finální podoby. Integrovaný přístup Serie M/ zajišťuje, že tvorba dokumentů může své výsledky přímo a bez konverze přenést do výstupní správy pro další zpracování.